QUANDO I CLIENTI NON LEGGONO LE MAIL: 9 CONSIGLI PRATICI PER COMUNICARE EFFICACEMENTE VIA POSTA ELETTRONICA

In Comunicazione efficace by Redazione

Tutti noi riceviamo ogni giorno molte mail e tante ne scriviamo. Lo stesso vale per clienti e collaboratori: come te, sono molto impegnati e hanno sempre meno tempo. La mail è infatti diventato uno strumento irrinunciabile, ma la quantità di messaggi ricevuti è spesso esagerata e sempre di più tendiamo a cestinarle dopo aver letto poche righe se non destano il nostro interesse o non ne capiamo immediatamente l’applicazione o l’obiettivo.
Ecco perché saper comunicare efficacemente via email può evitarti di venire eliminato dopo una lettura sommaria e aiutarti a raggiungere l’effetto desiderato.
Quali sono dunque i capisaldi della comunicazione efficace nelle e-mail?

1. L’OGGETTO
L’oggetto dell’email è come il titolo di un quotidiano: è il motivo per cui il tuo interlocutore deciderà o meno di aprire il tuo messaggio e iniziare a leggerlo.
Poni attenzione a questo elemento e scrivi un oggetto che riassuma ciò che vuoi comunicare nel tuo messaggio e che allo stesso tempo susciti interesse e curiosità.

2. IL TONO
Già abbiamo parlato di quanta importanza ha il tono nella comunicazione paraverbale. Ce l’ha anche nelle email, nonostante siano scritte, ed è dato dall’atmosfera che si riesce a creare attraverso le parole.
È importante saper utilizzare un tono interessante e rassicurante, così da incuriosire e far sentire sicuro l’interlocutore.

3. I BENEFICI
“Quali sono i vantaggi che posso ottenere se leggo questa mail?”: è questa la domanda che si pone un cliente prima di aprire questo tipo di comunicazioni. Come abbiamo già evidenziato, ognuno di noi riceve quotidianamente decine di email pubblicitarie, che per lo più cancella o contrassegna come spam.
Evita che succeda lo stesso con le tue: trova un bisogno del tuo cliente e dimostrargli di saperlo soddisfare con il tuo prodotto o servizio. Analizza i suoi problemi, le sue esigenze, i suoi bisogni e individua quale tra i tuoi prodotti è utile per lui.

4. LA STRUTTURA
Per ottenere la massima chiarezza ed efficacia del messaggio è necessario che questo sia strutturato in modo fluido e preciso, e che porti il cliente in modo rapido e naturale a capire che puoi essere per lui una risorsa indispensabile. Un messaggio valido ma strutturato in modo errato, non raggiunge lo scopo voluto.
Crea un filo conduttore che porti l’interlocutore a:
– riscontrare la presenza di un problema che non ha ancora risolto,
– individuare il tuo prodotto/servizio come la soluzione a tale problema,
– appurare che altri hanno ottenuto risultati attraverso l’utilizzo del tuo prodotto/servizio.

5. LA LUNGHEZZA
Una email troppo lunga non invoglia alla lettura, al contrario di una breve. Sii chiaro e conciso!
La formattazione del testo è altrettanto importante: scegli un font professionale, imposta una dimensione del testo che risulti facilmente leggibile ma non “urlata” (spesso capita quando il carattere è eccessivamente grande) e applica una spaziatura tra le righe adeguata ad agevolare la lettura su schermo. Suddividi il testo in paragrafi e usa elenchi puntati, così da rendere più accattivante ed agevole la lettura e la comprensione del testo.

6. GLI ALLEGATI
Evita di inserire allegati in una prima mail di contatto in cui ti presenti e proponi i tuoi servizi. Gli allegati richiedono un ulteriore clic e più tempo per essere letti, e spesso non riescono comunque a trasmettere velocemente le informazioni volute. Non inviare nemmeno presentazioni aziendali o company profile: ricorda che – come prima cosa – il tuo cliente vuole sapere quali benefici può ottenere.

7. LA CURIOSITÀ
Il tuo messaggio crea curiosità? La curiosità è uno dei principali motivi per cui le persone cliccano un link, guardano un video e aprono una email.
Stimola la curiosità del tuo interlocutore con un messaggio professionale, invoglialo a chiamarti o a rispondere alla mail per avere maggiori dettagli.

8. LE PAROLE
Le parole sono un elemento essenziale sia nella comunicazione faccia a faccia che in quella via mail.
Evita termini depotenzianti e utilizza vocaboli semplici e chiari, che generino fiducia e sicurezza, ma che al tempo stesso trasmettano professionalità ed esperienza.

9. LA CALL-TO-ACTION
Concludi la tua mail con una chiamata all’azione: che cosa vuoi che faccia il tuo cliente? Che ti chiami, che risponda alla mail, che clicchi su un link e si registri sul tuo sito…
Rifletti bene su questo punto e quando hai deciso quale azione vuoi che intraprenda il tuo cliente dopo aver letto la tua mail, scrivilo chiaro e tondo!
Indicare al tuo interlocutore la strada da percorrere lo faciliterà a compiere il passo successivo
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Metti subito in pratica quanto hai appena letto nella tua prossima mail!
Ma prima verifica i risultati che hai ottenuto finora, così da poterli confrontare con quelli che otterrai col nuovo approccio e capire quali aspetti ti permettono di ottenere i risultati migliori.
Solo in questo modo potrai affinare man mano la tua comunicazione attraverso la posta elettronica.